Der 31. März ist ein kritischer Stichtag im Urlaubsrecht: Für viele Arbeitsverhältnisse entscheidet er, ob Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr endgültig verfallen. Arbeitgeber, die ihre gesetzliche Hinweispflicht nicht erfüllt haben, riskieren erhebliche Nachzahlungen – auch rückwirkend über mehrere Jahre. Was die aktuelle Rechtsprechung von Ihnen verlangt und wie Sie sich schützen, erklärt Ihnen unser Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Das Wichtigste in Kürze 💡
- Auch bei dauerhafter Arbeitsunfähigkeit entstehen Urlaubsansprüche – sie verfallen jedoch spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
- Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitnehmer aktiv und nachweisbar über Urlaubsansprüche und deren Verfall zu informieren – sonst läuft die Verjährung nicht an.
- Wird die Hinweispflicht verletzt, können bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Urlaubsabgeltungsansprüche für viele Jahre auf einmal fällig werden.
Die 15-Monats-Regel beim Urlaub bei Langzeiterkrankung
Grundsätzlich gilt: Auch wer langzeiterkrankt ist, erwirbt weiterhin gesetzliche Urlaubsansprüche. Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit verfällt dieser Urlaub jedoch spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres – so regeln es § 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG sowie die Rechtsprechung von BAG und EuGH.
Beispiel: Urlaub aus 2024 verfällt am 31. März 2026. Dieser automatische Verfall gilt aber nur, wenn der Arbeitnehmer ohne Unterbrechung arbeitsunfähig war. War er zwischenzeitlich arbeitsfähig, gelten strengere Regeln für den Arbeitgeber.
💡 Tipp vom Fachanwalt für Arbeitsrecht
Wussten Sie, dass viele Urlaubsansprüche durch präzise Formulierungen im Arbeitsvertrag begrenzt werden können? Vermeiden Sie unnötige Kostenrisiken durch rechtssichere Klauseln.
Ihre Hinweispflicht als Arbeitgeber – und die Folgen bei Verletzung
Nach aktueller Rechtsprechung (EuGH vom 22.09.2022 – C-120/21, C-518/20; BAG vom 20.12.2022 – 9 AZR 266/20) sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Arbeitnehmer rechtzeitig und klar darüber zu informieren, wie viel Urlaub ihnen zusteht, dass dieser verfällt, wenn er nicht genommen wird, und wann der Verfall eintritt.
Wer diese Pflicht verletzt, dem droht eine teure Konsequenz: Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Urlaubsansprüche bleiben bestehen – oft über viele Jahre. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der gesamte angesammelte Urlaub dann in Geld abgegolten werden.
Praxisbeispiel: Wie schnell es teuer wird
Ein Arbeitnehmer war 2020–2022 langzeiterkrankt, kehrte 2023 zurück und wird 2026 gekündigt. Hat der Arbeitgeber nie korrekt über Urlaub und Verfall informiert, droht eine Urlaubsabgeltung für bis zu 6 Jahre oder mehr – je nach Einzelfall ein fünfstelliger Betrag.
Urlaubsabgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Gemäß § 7 Abs. 4 BUrlG muss nicht genommener Urlaub bei Vertragsende ausgezahlt werden. Ist der Urlaub nach der 15-Monats-Frist wirksam verfallen, entfällt die Abgeltungspflicht. Haben Sie als Arbeitgeber jedoch Ihre Hinweispflicht verletzt, kann der Urlaub trotz Zeitablauf noch bestehen – und ist dann vollständig abzugelten.
Typische Fehler – und ihre teuren Folgen
Viele Arbeitgeber machen unbewusst Fehler, die sich später rächen. Die häufigsten sind:
- ❌ Keine oder unklare Hinweise zum Urlaubsanspruch → Verjährung läuft nicht, Ansprüche bleiben jahrelang bestehen.
- ❌ Pauschale Aussage „Urlaub verfällt am 31.3.“ → reicht nicht; es muss eine individuelle Mitteilung erfolgen.
- ❌ Urlaubsabgeltung zu niedrig berechnet → führt zu Nachforderungen, Prozesskosten und Verzugszinsen.
- ❌ Vertrauen auf automatischen Verfall → gefährlich, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich arbeitsfähig war.
Ihre Checkliste: Was Sie jetzt als Arbeitgeber tun sollten ✅
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Urlaubsansprüche dokumentieren: Führen Sie transparente Urlaubskonten, z. B. in den monatlichen Lohnabrechnungen. - ☐
Jährlich schriftlich informieren: Teilen Sie jedem Arbeitnehmer individuell mit, wie viel Urlaub er hat, wann er verfällt und fordern Sie ihn auf, ihn zu nehmen. - ☐
Nachweise sichern: Bewahren Sie Belege auf, dass und wann Sie Ihre Hinweispflicht erfüllt haben (z. B. E-Mail-Bestätigungen, Unterschriften). - ☐
Langzeiterkrankungen prüfen: Klären Sie bei erkrankten Mitarbeitern regelmäßig, ob und wann Urlaubsansprüche nach der 15-Monats-Regel verfallen. - ☐
Urlaubsabgeltung korrekt berechnen: Ermitteln Sie bei Beendigung sorgfältig den noch offenen Urlaubsanspruch – unter Berücksichtigung der Hinweispflicht.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) ❓
❓ Verfällt der Urlaub eines Langzeitkranken automatisch nach 15 Monaten?
➔ Nur bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit ohne Unterbrechung. War der Arbeitnehmer zwischenzeitlich arbeitsfähig, greift die Hinweispflicht – und ohne korrekten Hinweis verfällt der Urlaub nicht automatisch.
❓ Was muss der Arbeitgeber beim Hinweis auf Urlaubsverfall konkret mitteilen?
➔ Laut EuGH und BAG sind drei Angaben Pflicht: aktueller Urlaubsstand, Hinweis auf drohenden Verfall und konkretes Verfallsdatum. Pauschale Formulierungen reichen nicht aus.
❓ Was passiert mit nicht genommenem Urlaub bei Kündigung?
➔ Nicht genommener, noch nicht verfallener Urlaub ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Geld abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Bestand die Hinweispflicht und wurde verletzt, kann auch alter Urlaub noch abzugelten sein.
❓ Wann beginnt die Verjährung von Urlaubsansprüchen bei Langzeiterkrankung?
➔ Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nur, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweispflichten nachgekommen ist. Fehlt der Hinweis, läuft die Verjährung nicht – Urlaubsansprüche können sich über viele Jahre aufstauen.
❓ Gilt die Hinweispflicht auch bei dauerhaft erkrankten Arbeitnehmern, die nie zurückkommen?
➔ Bei ununterbrochener Arbeitsunfähigkeit ohne jede Arbeitsfähigkeitsphase muss der Arbeitgeber grundsätzlich keinen Hinweis erteilen, da der Arbeitnehmer den Urlaub ohnehin nicht nehmen könnte. Der Urlaub verfällt dann nach 15 Monaten.
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