Ab dem 25.05.2018 muss zwingend die Datenschutz-Grundverordnung auch im Arbeitsrecht beachtet werden. Welche Änderungen kommen damit auf die Arbeitgeber zu?
Der bisher bestehende Grundsatz, wonach jede Verarbeitung personenbezogener Daten einer Rechtfertigung bedarf, bleibt unverändert. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur erfolgen, wenn die Datenschutz-Grundverordnung, ein Gesetz, eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag sie gestattet oder der Beschäftigte wirksam eingewilligt hat. Die Frage der wirksamen Einwilligung wurde nunmehr im § 26 BDSG und Art. 7 Datenschutz Grundverordnung geregelt. Zu beachten ist jedoch, dass diese Einwilligung durch den Arbeitnehmer jederzeit widerrufen werden kann.
Mit dem § 26 BDSG hat der deutsche Gesetzgeber eine Regelung für den Beschäftigtendatenschutz geschaffen. Im Übrigen gilt die Datenschutz-Grundverordnung.
Transparenz der Verarbeitung personenbezogener Daten
Ein zentrales Anliegen der Datenschutz-Grundverordnung ist die Transparenz der Verarbeitung personenbezogener Daten. Der Betroffene soll eigenverantwortlich über seine Daten entscheiden können. Damit der Betroffene dies durchsetzen kann, enthalten die Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung Regelungen zu den Informationspflichten, Auskunftsrechten, Berichtigungsansprüchen, Löschung und Datenübertragbarkeit.
Aus diesen Regelungen ergeben sich zum Teil ganz neue und wichtige Anforderungen für den Arbeitgeber.
In der Datenschutz-Grundverordnung sind die bei Missachtung angedrohten Bußgelder (derzeit max. 300.000 € insoweit abgeändert worden, wie ab dem 25.05.2018 bis zu 20 Millionen € oder 4 % des weltweiten Umsatzes festgesetzt werden können) erheblich erhöht worden.
Für den Arbeitgeber ist es deshalb wichtig, die Abläufe in seinem Unternehmen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu überprüfen. Dazu gehört die Sensibilisierung der Mitarbeiter bei der Verarbeitung solcher Daten als auch die Erarbeitung von Prozessabläufen.
Handlungsbedarf bei Arbeitgebern
Dringender Handlungsbedarf besteht bei vielen Arbeitgebern, die die Einwilligung personenbezogener Daten bisher auf eine Betriebsvereinbarung gestützt haben.
Häufig Arbeiten die Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung mit einem Steuerberater oder anderen Dienstleistungsgesellschaften zusammen. Sofern personenbezogene Daten und deren Bearbeitung durch 3. Personen erfolgt, muss den geänderten Bedingungen ab dem 25. 5. 2018 Rechnung getragen werden. Die vertraglichen Grundlagen sollten überprüft und angepasst werden. Andernfalls drohen auch hier Bußgelder.
Für die Übertragung bzw. Bearbeitung von personenbezogenen Daten mit Bezug ins europäische Ausland gelten besondere Regelungen, auf die hier nicht näher eingegangen wird.
Zu beachten ist auch, dass in bestimmten Fällen ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist. Dies ist immer dann der Fall, wenn regelmäßig mindestens 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder wenn eine Folgenabschätzung durchgeführt werden muss oder besonders sensible Daten verarbeitet werden.
Zusammenfassend sollte jeder Arbeitgeber unter den vorgenannten Grundsätzen die Abläufe in seinem Unternehmen prüfen und die notwendigen Anpassungen vornehmen. Dabei sind wir gerne behilflich.
Sandro Wulf
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht
bei den Rechts- und Fachanwälten Wulf und Collegen
in Stendal und Magdeburg