Aufhebungsvertrag nach der Einigung rechtssicher abschließen: Was Arbeitgeber beachten müssen

Warum PDF, Scan und E-Signatur den Aufhebungsvertrag nicht wirksam machen

Ein Aufhebungsvertrag beendet ein Arbeitsverhältnis nur, wenn er die gesetzliche Schriftform erfüllt. Fehlt diese Form, bleibt das Arbeitsverhältnis rechtlich bestehen, selbst wenn beide Seiten sich einig waren und den Vertrag digital unterzeichnet haben.

§ 623 BGB schreibt für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Auflösungsvertrag zwingend die Schriftform vor und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Nach § 126 BGB muss die Urkunde von beiden Parteien eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Ein eingescanntes Dokument, ein per E-Mail verschicktes PDF oder eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllen diese Voraussetzung nicht. Ein Rechtsgeschäft, dem die vorgeschriebene Form fehlt, ist nach § 125 BGB nichtig.

In der Praxis empfiehlt es sich, zwei gleichlautende Vertragsexemplare vorzubereiten, die beide Parteien eigenhändig unterschreiben. Ein Original verbleibt beim Arbeitgeber, eines erhält der Arbeitnehmer. Wird an unterschiedlichen Orten unterschrieben, sollten Sie den Austausch der Originale organisieren und sich nicht auf den Versand von Scans verlassen. Wie das Angebot im Vorfeld rechtssicher vorbereitet wird, zeigt der Beitrag Aufhebungsvertrag Arbeitgeber: Angebot rechtssicher vorbereiten.

Wer für den Arbeitgeber wirksam unterschreiben darf

Die Schriftform allein genügt nicht, wenn die unterschreibende Person den Arbeitgeber nicht wirksam vertreten darf. Wer das Beendigungsgespräch führt, ist nicht automatisch zur Unterschrift berechtigt.

Dass eine Person aus der Personalabteilung das Gespräch geführt hat, beantwortet die Frage der Vertretungsmacht noch nicht. Klären Sie deshalb bereits vor dem Termin, welche Personen im Unternehmen zum Abschluss von Aufhebungsverträgen berechtigt sind. Im Zweifel sollte die unterschreibende Person eine Originalvollmacht vorlegen können. Andernfalls droht ein zusätzliches Streitpotenzial, selbst wenn die Verhandlung inhaltlich erfolgreich war und Schriftform sowie Inhalt an sich stimmen. Wird das Angebot im Gespräch zusätzlich mit dem Hinweis auf eine mögliche Kündigung verknüpft, sollten Sie die rechtlichen Grenzen genau kennen; sie sind im Beitrag Kündigungsandrohung beim Aufhebungsvertrag erläutert.

Besonders ärgerlich ist es, wenn eine anspruchsvolle Verhandlung erfolgreich abgeschlossen wurde und anschließend die zeichnungsberechtigte Person kurzfristig nicht erreichbar ist. Planen Sie deshalb die Verfügbarkeit der berechtigten Unterzeichner für den Abschlusstermin fest ein.

Wie lange gilt das Angebot, wenn der Mitarbeiter zögert oder später zustimmt?

Sagt der Arbeitnehmer im Gespräch zunächst Nein oder möchte er sich die Entscheidung noch überlegen, ist das Angebot des Arbeitgebers nicht automatisch endgültig erloschen. Ob es weiterhin gilt, hängt davon ab, ob es ausdrücklich oder nach den Umständen offengehalten wurde.

Nach § 147 BGB kann ein einem Anwesenden gemachtes Angebot grundsätzlich nur sofort angenommen werden, sofern keine längere Annahmefrist ausdrücklich vereinbart wurde. Ein bloßer Wunsch des Arbeitnehmers, „noch einmal darüber nachzudenken“, ist keine Ablehnung, verlängert aber auch nicht automatisch die Annahmefrist. Wurde das Angebot ausdrücklich abgelehnt oder ist die Annahmefrist verstrichen, erlischt es nach § 146 BGB. Eine spätere Zustimmung des Arbeitnehmers gilt dann nach § 150 Absatz 1 BGB als neues Angebot, über das der Arbeitgeber frei entscheidet. Er kann dieses neue Angebot annehmen, ablehnen oder erneut verhandeln wollen.

Um Unklarheiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, im Gespräch ausdrücklich festzulegen, bis wann eine Annahme erfolgen muss und in welcher Form sie zu erklären ist. So wissen beide Seiten, wann das Angebot verbindlich angenommen werden kann und wann es als neues Angebot zu behandeln wäre.

Welche Vertragsinhalte nach der Einigung konkret geklärt werden müssen

Eine im Gespräch erzielte Einigung wie „drei Monate Kündigungsfrist, Freistellung und ein gutes Zeugnis“ klingt eindeutig, enthält beim Aufschreiben aber häufig noch offene Fragen. Diese Lücken sollten vor der Unterschrift beseitigt werden, damit keine widersprüchlichen Erwartungen bestehen bleiben.

Klären Sie insbesondere das genaue Beendigungsdatum, den Beginn und die Bedingungen der Freistellung, die Nutzung von Arbeitsmitteln wie einem Dienstwagen während der Freistellung, die Behandlung von Resturlaub, den Bruttobetrag und die Fälligkeit einer vereinbarten Abfindung sowie die konkrete Bewertung des Arbeitszeugnisses. Welcher Verhandlungsspielraum bei der Abfindungshöhe realistisch besteht, zeigt der Beitrag Abfindung verhandeln: So minimieren Arbeitgeber die Kosten im Prozess. Eine Ausgleichsklausel gehört an das Ende der Vereinbarung, nachdem alle übrigen Punkte ausgehandelt sind, und sollte deutlich überschrieben sein, damit für beide Seiten erkennbar ist, welche Ansprüche damit erledigt werden sollen und welche ausdrücklich bestehen bleiben.

Auch eine umfassend formulierte Ausgleichsklausel beseitigt nicht jeden Anspruch. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 3. Juni 2025 (9 AZR 104/24) entschieden, dass im bestehenden Arbeitsverhältnis auch durch einen gerichtlichen Vergleich nicht wirksam auf den gesetzlichen Mindesturlaub verzichtet werden kann. Im entschiedenen Fall stand das Ende des Arbeitsverhältnisses bereits fest, der Arbeitnehmer war zugleich arbeitsunfähig und konnte den Urlaub bis dahin nicht mehr nehmen. Eine Ausgleichsklausel allein reichte nicht aus, um diesen Anspruch zu erledigen; der Arbeitgeber musste die Urlaubstage nachträglich abgelten. Für die Vertragsgestaltung bedeutet das: Prüfen Sie bei noch offenem Urlaub, ob er tatsächlich gewährt werden kann oder wegen der Beendigung finanziell abzugelten ist, und regeln Sie diesen Punkt konkret, statt ihn nur pauschal als erledigt zu bezeichnen.

Sperrzeitrisiken trennen und den Verhandlungsverlauf dokumentieren

Fragen zum Arbeitslosengeld gehören in die Verhandlung selbst und nicht erst kurz vor die Unterschrift. Dabei sollten Sperrzeit und Ruhen des Anspruchs klar unterschieden werden, weil sie unterschiedliche Ursachen haben.

Eine Sperrzeit kann nach § 159 SGB III entstehen, wenn sich der Arbeitnehmer versicherungswidrig verhält, etwa durch eine Mitwirkung an der Beendigung ohne wichtigen Grund. Unabhängig davon kann der Anspruch nach § 158 SGB III wegen einer Entlassungsentschädigung ruhen, wenn die Kündigungsfrist nicht eingehalten wurde. Beide Wirkungen können unabhängig voneinander auftreten und sollten deshalb getrennt geprüft werden. Eine im Vertrag durchdachte Regelung von Beendigungsdatum und Kündigungsfrist kann das Sperrzeitrisiko deutlich verringern. Weisen Sie den Arbeitnehmer außerdem schriftlich auf die Meldepflicht nach § 38 SGB III hin: Er muss sich spätestens drei Monate vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses arbeitsuchend melden, bei kürzerer Frist innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungstermins.

Nennen Sie im Vertrag keinen konkreten Nettobetrag der Abfindung. Die tatsächliche steuerliche Belastung hängt von den persönlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers ab und liegt außerhalb der Einflussmöglichkeiten des Arbeitgebers; vereinbart wird deshalb ausschließlich ein Bruttobetrag. Halten Sie zudem nach der Unterschrift den Verhandlungsverlauf in einem Gesprächsvermerk fest, solange die Erinnerung noch frisch ist: Wer war anwesend, welche Beträge und Bedingungen wurden angeboten und gefordert, worauf hat man sich am Ende konkret verständigt. Ein solcher Vermerk macht ein schwieriges Gespräch nicht nachträglich unproblematisch, hilft aber erheblich, wenn der Arbeitnehmer später gegen die Vereinbarung vorgeht und eine Kündigungsschutzklage einreicht.

Hinweis: Dieser Beitrag vermittelt allgemeine Informationen für Arbeitgeber. Ob ein Beendigungsgespräch, ein Aufhebungsvertrag oder eine Kündigung sinnvoll und rechtlich tragfähig ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.