Kurz & klar: Dieser Beitrag vertieft zwei Praxisfragen, die im Grundlagen-Ratgeber zum rechtssicheren Bewerbungsverfahren nur kurz angerissen werden: Wie lange dürfen Sie Bewerberdaten speichern, und dürfen Sie Bewerber vor dem Gespräch googeln? Beide Fragen sind seit dem BAG-Urteil vom 05.06.2025 und der neuen Entgelttransparenzrichtlinie praxisrelevanter denn je.
Den kompletten rechtssicheren Ablauf einer Bewerbung – von der Stellenausschreibung bis zur Absage – finden Sie in unserem Grundlagen-Ratgeber
„Bewerbungsverfahren für Arbeitgeber: rechtssicher und diskriminierungsfrei".
Dieser Beitrag hier konzentriert sich auf die Themen Bewerber-Googeln und Datenschutz/Speicherfristen.
Ein rechtssicheres Bewerbungsverfahren endet nicht mit der Absage – der datenschutzgerechte Umgang mit Bewerberdaten und die Frage, was Sie über einen Bewerber recherchieren dürfen, sind für Arbeitgeber ebenso wichtig. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu mit Urteil vom 05.06.2025 (8 AZR 117/24) neue Grenzen gezogen, und die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bringt zusätzliche Pflichten mit sich.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie lange Sie Bewerbungsunterlagen aufbewahren dürfen, was bei einer Google-Recherche über Bewerber erlaubt ist und wie Sie einen Bewerberpool rechtssicher aufbauen.
Ihre Kernfrage: Was gilt nach der Absage – und was darf ich vorher recherchieren?
Nach Abschluss des Verfahrens gilt: (1) Bewerberdaten bei Absage spätestens nach sechs Monaten löschen, (2) eine Google-Recherche über Bewerber nur bei sachlichem Anlass und mit vorheriger Information, (3) Bewerberpool nur mit expliziter, widerruflicher Einwilligung, (4) Gehaltsangaben in der Stellenausschreibung seit der Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtend.
Als Fachanwälte für Arbeitsrecht auf Arbeitgeberseite vertreten wir Unternehmen deutschlandweit in allen arbeitsrechtlichen Fragen – von der ersten Ausschreibung bis zur gerichtlichen Auseinandersetzung.
💶 Gehaltsangabe in der Stellenausschreibung (Entgelttransparenz)
Die Grundregeln zur AGG-konformen Stellenausschreibung – geschlechtsneutrale Bezeichnung, sachliche Formulierungen, keine diskriminierenden Merkmale – haben wir bereits ausführlich im Grundlagen-Ratgeber „Bewerbungsverfahren für Arbeitgeber" behandelt.
Neu und praxisrelevant ist seit der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Arbeitgeber müssen in der Stellenausschreibung eine Gehaltsspanne oder das Einstiegsgehalt angeben. Details dazu, welche Fristen und Ausnahmen gelten, lesen Sie in unserem Beitrag zum Entgelttransparenz 2026.
Auch die Frage nach dem bisherigen Gehalt im Vorstellungsgespräch ist seit der Entgelttransparenzrichtlinie ausdrücklich unzulässig – unabhängig davon, ob sie schriftlich oder mündlich gestellt wird.
🔍 Bewerber googeln: Was das BAG-Urteil 2025 erlaubt
Viele Arbeitgeber recherchieren Bewerber vor dem Vorstellungsgespräch im Internet. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu mit Urteil vom 05.06.2025 (8 AZR 117/24) wichtige Grenzen gezogen:
- Sachlicher Anlass erforderlich: Eine Google-Recherche ist nur zulässig, wenn es einen konkreten, nachvollziehbaren Grund dafür gibt – etwa Unstimmigkeiten im Lebenslauf.
- Informationspflicht: Der Bewerber muss über die Recherche informiert werden.
- Schadensersatzrisiko: Wird die Recherche verschwiegen, drohen Schadensersatzforderungen nach Art. 82 DSGVO.
Mehr dazu, inklusive der Details zum Urteil, in unserem Beitrag Bewerbungsverfahren: Dürfen Arbeitgeber Bewerber googeln?
📨 Absage an Bewerber: Musterformulierung
Sie sind nicht verpflichtet, eine Absage zu begründen – im Gegenteil: Konkrete Begründungen können zu Diskriminierungsvorwürfen führen. Eine höfliche, pauschale Absage mit Datenschutz-Hinweis ist rechtlich am sichersten.
Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name],
vielen Dank für Ihr Interesse an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen und die uns zugesandten Bewerbungsunterlagen.
Nach sorgfältiger Prüfung aller eingegangenen Bewerbungen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Sie in diesem Verfahren nicht berücksichtigen können.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen sechs Monate nach Abschluss dieses Verfahrens gelöscht.
Wir wünschen Ihnen für Ihre weitere berufliche Zukunft alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name / Ihre Firma]
🔒 Datenschutz im Bewerbungsverfahren: Speicherfristen & Bewerberpool
Der datenschutzgerechte Umgang mit Bewerberdaten ist eine zentrale Pflicht für Arbeitgeber. Verstöße gegen die DSGVO können mit hohen Bußgeldern geahndet werden.
Speicherdauer: Wie lange dürfen Bewerberdaten aufbewahrt werden?
- Bei Absage: Spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens sollten die Daten gelöscht werden.
- Bei Einstellung: Die Unterlagen werden Teil der Personalakte (6–10 Jahre Aufbewahrungsfrist)
- Initiativbewerbungen: Speicherdauer von bis zu einem Jahr, sofern keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung vorliegt
Auskunftsrecht des Bewerbers
Bewerber haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Wie weit dieser Auskunftsanspruch reicht und welche Fallstricke es dabei für Arbeitgeber gibt, erläutern wir ausführlich im Beitrag DSGVO-Auskunft im Arbeitsrecht.
Bewerberpool: Nur mit expliziter Einwilligung
Wenn Sie Bewerberdaten für zukünftige Vakanzen aufbewahren möchten, benötigen Sie eine explizite, schriftliche Einwilligung des Bewerbers. Diese muss freiwillig erfolgen und kann jederzeit widerrufen werden.
✅ Praxis-Checkliste: Datenschutz & Nachverfahren
☐
☐
☐
☐
☐
❓ Häufige Fragen zu Datenschutz und Nachverfahren
Wie lange muss ich Bewerbungsunterlagen aufbewahren?
Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Als Faustregel gilt: Bei Absage sollten die Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden. Bei Einstellung werden die Unterlagen Teil der Personalakte und unterliegen den üblichen Fristen (6–10 Jahre). Initiativbewerbungen können bis zu einem Jahr aufbewahrt werden.
Darf ich Bewerber vor dem Vorstellungsgespräch googeln?
Eine Google-Recherche ist nur bei einem sachlichen Anlass zulässig – etwa bei konkreten Unstimmigkeiten im Lebenslauf. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 05.06.2025 (8 AZR 117/24) klargestellt, dass der Bewerber über eine solche Recherche informiert werden muss. Wird dies verschwiegen, drohen Schadensersatzforderungen nach Art. 82 DSGVO.
Muss ich eine Absage begründen?
Nein, Sie sind nicht verpflichtet, eine Absage zu begründen. Im Gegenteil: Konkrete Begründungen können zu Diskriminierungsvorwürfen führen. Eine höfliche, pauschale Absage ist rechtlich sicherer.
Darf ich Bewerberdaten für zukünftige Vakanzen speichern?
Nur mit expliziter, schriftlicher Einwilligung des Bewerbers. Diese Einwilligung muss freiwillig erfolgen, sollte maximal 12 Monate befristet sein und kann jederzeit widerrufen werden. Ohne Einwilligung müssen die Daten nach sechs Monaten gelöscht werden.
Muss ich das Gehalt in der Stellenanzeige angeben?
Seit der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie gehört die Angabe von Einstiegsgehältern oder Gehaltsspannen zu den Pflichtangaben in Stellenausschreibungen. Details dazu finden Sie in unserem Beitrag zum Entgelttransparenzgesetz 2026.
⚖️ Rechtssichere Beratung für Ihr Bewerbungsverfahren
Ein rechtssicheres Bewerbungsverfahren schützt Sie vor teuren Abmahnungen, Schadensersatzforderungen und gerichtlichen Auseinandersetzungen. Von der AGG-konformen Stellenausschreibung bis zur datenschutzgerechten Absage – wir begleiten Sie in jedem Schritt.
Unser Team aus erfahrenen Fachanwälten für Arbeitsrecht berät Sie umfassend zu allen Fragen des Bewerbungsrechts: AGG-konforme Formulierungen, zulässige Fragen im Vorstellungsgespräch, Dokumentationspflichten und Datenschutz.
Kontaktieren Sie uns für eine kompetente arbeitsrechtliche Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht – bundesweit, persönlich und praxisorientiert. Vereinbaren Sie jetzt Ihr Erstgespräch in Magdeburg, Stendal oder online.
Autor dieses Beitrags
Rechtsanwalt Lars Hänig
Rechtsanwalt für IT-Recht und Fachanwalt für Arbeitsrecht · Kanzlei Wulf & Collegen · Deutschlandweit, Magdeburg und Stendal
Lars Hänig berät Mandanten in Fragen des Arbeitsrechts und IT-Rechts. Im Arbeitsrecht unterstützt er insbesondere bei rechtlichen Fragen rund um moderne Arbeitsbedingungen, digitale Prozesse, Vertragsgestaltung und Konflikte im Arbeitsverhältnis.
