Urlaubsanspruch berechnen: Erst prüfen, dann rechnen

Welchen Berechnungsfall müssen Arbeitgeber zuerst bestimmen?

Prüfen Sie vor jeder Rechnung, warum die Zahl der Urlaubstage überhaupt fraglich ist. Eine andere Wochenverteilung der Arbeit ist ein Umrechnungsfall. Ein unterjähriger Beginn oder ein Austritt kann dagegen ein Teilurlaubsfall sein. Beide Prüfungen können zusammentreffen, dürfen aber nicht durch dieselbe pauschale Monatsformel ersetzt werden.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage auf Grundlage einer Sechs-Tage-Woche. Bei einer durchgängigen Fünf-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage; bei drei Arbeitstagen pro Woche 12. Maßgeblich sind grundsätzlich Tage mit Arbeitspflicht, nicht die Länge des einzelnen Arbeitstags. Wer an fünf Tagen kürzer arbeitet, verliert deshalb nicht allein wegen der geringeren Stundenzahl Urlaubstage.

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: Zuerst bestimmen Sie den gesetzlichen und gegebenenfalls vertraglichen Jahresanspruch samt Bezugswoche. Danach erfassen Sie die tatsächliche Verteilung der Arbeitstage im betreffenden Kalenderjahr. Erst wenn Beginn oder Ende des Arbeitsverhältnisses relevant sind, prüfen Sie Wartezeit und die gesetzlichen Teilurlaubsgründe. Zum Schluss berücksichtigen Sie bereits gewährten Urlaub, Bruchteile und gegebenenfalls Urlaub eines früheren Arbeitgebers.

Dieses Prüfschema verhindert einen häufigen Kurzschluss: „Im Juli ausgeschieden“ oder „seit Juli Teilzeit“ bedeutet nicht automatisch „sieben Zwölftel Urlaub“. Das eine betrifft die Dauer des Arbeitsverhältnisses, das andere die Zahl der Tage mit Arbeitspflicht. Für die spätere Kontrolle sollte der Rechenweg diese beiden Fragen sichtbar getrennt ausweisen.

Fall 1: Wie berechnen Arbeitgeber Urlaub bei gleichbleibender Teilzeit?

Bei einer im ganzen Kalenderjahr gleichbleibenden Verteilung wird der Urlaub auf die wöchentlichen Arbeitstage umgerechnet. Für den gesetzlichen Mindesturlaub lautet die Rechnung: 24 Werktage ÷ 6 × Arbeitstage pro Woche. Eine Drei-Tage-Woche ergibt damit 12 gesetzliche Urlaubstage im Jahr, sofern der volle Jahresanspruch besteht.

Durchgerechneter Fall: Im Arbeitsvertrag stehen 30 Arbeitstage Urlaub auf Basis einer Fünf-Tage-Woche. Die Beschäftigte arbeitet das gesamte Jahr regelmäßig montags, mittwochs und freitags. Bei entsprechender vertraglicher Umrechnung ergibt sich 30 ÷ 5 × 3 = 18 Urlaubstage. Für drei zusammenhängende arbeitsfreie Wochen benötigt sie neun dieser Tage, sofern in jeder Woche die drei vereinbarten Arbeitstage liegen und keiner davon auf einen gesetzlichen Feiertag fällt, an dem ohnehin keine Arbeitspflicht besteht.

Arbeitet dieselbe Beschäftigte stattdessen an fünf Tagen jeweils nur kürzer, bleibt die Zahl der wöchentlichen Arbeitstage fünf. Die Reduzierung der Stunden allein führt dann grundsätzlich nicht zu einer Umrechnung der Urlaubstage. Prüfen Sie allerdings, auf welche Arbeitsverteilung die vertragliche Angabe „30 Tage“ bezogen ist und ob ein Tarifvertrag oder eine günstigere Vereinbarung eingreift.

Bei unregelmäßigen Dienstplänen braucht es einen geeigneten Bezugszeitraum statt einer willkürlich ausgewählten Woche. Dokumentieren Sie die vorgesehenen Tage mit Arbeitspflicht. Der gesetzliche Ausgangspunkt steht in § 3 Bundesurlaubsgesetz zum Mindesturlaub; die Umrechnung auf andere Arbeitsverteilungen ergibt sich aus der Rechtsprechung. Eine einmal eingegebene Teilzeitquote in der Personalsoftware ersetzt diese Feststellung nicht.

Fall 2: Wie rechnen Arbeitgeber bei wechselnden Arbeitstagen?

Ändert sich die Zahl der wöchentlichen Arbeitstage im laufenden Kalenderjahr, sind die betroffenen Zeitabschnitte bei der Ermittlung des Jahresurlaubs zu berücksichtigen. Die zuletzt geltende Arbeitswoche darf nicht ohne Weiteres auf das gesamte Jahr übertragen werden. Eine solche Änderung ist keine Zwölftelung wegen Austritts.

Durchgerechneter Fall: Ein seit längerem bestehendes Arbeitsverhältnis sieht 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche vor. Vom 1. Januar bis zum 30. Juni arbeitet die Person an fünf Tagen pro Woche; vom 1. Juli bis zum 31. Dezember an drei Tagen. Bei diesen gleich langen Phasen und einer entsprechend umzurechnenden vertraglichen Urlaubsregelung ergeben sich für die erste Hälfte 30 × 6/12 = 15 Tage. Für die zweite Hälfte ergeben sich 30 ÷ 5 × 3 × 6/12 = 9 Tage. Der rechnerische Jahresanspruch beträgt damit 24 Urlaubstage. Das Beispiel setzt voraus, dass vor dem Wechsel noch kein Urlaub genommen wurde.

Die zwölf Monate im Beispiel dienen ausschließlich dazu, die beiden Arbeitszeitphasen zeitlich zu gewichten. Es wird nicht etwa wegen eines unterjährigen Austritts gezwölftelt: Das Arbeitsverhältnis besteht das ganze Jahr. Liegt der Wechsel nicht genau zur Jahresmitte, sind die maßgeblichen Zeiträume und Arbeitstage genauer festzustellen. Bei wechselnden Diensten kann eine Berechnung nach den für das Jahr vorgesehenen Tagen mit Arbeitspflicht erforderlich sein.

Besonders wichtig ist die Trennung der Zeitabschnitte. Würde die Personalsoftware für das gesamte Jahr nur noch drei Wochentage ansetzen, käme sie im Beispiel auf 18 Tage und blendete die erste Jahreshälfte aus. Die Berechnung muss deshalb die einzelnen Beschäftigungszeiträume und die jeweils vorgesehenen Arbeitstage berücksichtigen.

Bereits während der Beschäftigung mit mehr Wochenarbeitstagen erworbene und noch nicht verbrauchte Urlaubstage dürfen nicht allein wegen des anschließenden Wechsels auf weniger Arbeitstage nachträglich gekürzt werden. Das Bundesarbeitsgericht hat eine solche Kürzung beim Wechsel von Vollzeit in Teilzeit beanstandet (BAG, Urteil vom 10. Februar 2015 – 9 AZR 53/14 [F]). Im Beispiel bleiben die der ersten Jahreshälfte zugeordneten 15 Tage daher erhalten; sie werden nicht nochmals auf eine Drei-Tage-Woche umgerechnet.

Wie diese Aufteilung im Detail funktioniert, insbesondere beim Umgang mit bereits genommenem Urlaub aus der Zeit vor dem Wechsel, erläutert unser Ratgeber Urlaubsanspruch bei Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit richtig berechnen.

Notieren Sie daher den Stichtag der Änderung, die frühere und die neue Verteilung sowie bereits gewährte Urlaubstage. Wurde vor dem Wechsel Urlaub genommen, müssen die Buchungen und ihre Zuordnung zu den Zeitabschnitten nachvollziehbar bleiben. Zusätzliche Fragen können entstehen, wenn vertraglicher Mehrurlaub einer eigenen Berechnungsregel folgt; prüfen Sie dann gesetzlichen Mindesturlaub und Mehrurlaub getrennt.

Fall 3: Wann dürfen Arbeitgeber bei Eintritt oder Austritt zwölfteln?

Eine Zwölftelung des gesetzlichen Jahresurlaubs setzt einen Fall des § 5 BUrlG voraus. Dazu gehören Zeiten eines Kalenderjahres, in denen wegen Nichterfüllung der Wartezeit kein voller Anspruch erworben wird, ein Ausscheiden vor erfüllter Wartezeit sowie ein Ausscheiden nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte. Ein Austritt ab dem 1. Juli rechtfertigt nach erfüllter Wartezeit für sich genommen keine Zwölftelung des gesetzlichen Mindesturlaubs.

Durchgerechneter Austrittsfall: Das Arbeitsverhältnis besteht schon seit mehreren Jahren; die Person arbeitet durchgehend an fünf Tagen und hat 20 Tage gesetzlichen Mindesturlaub. Endet es am 30. Juni, ergibt sich bei sechs vollen Monaten ein Teilurlaub von 20 ÷ 12 × 6 = 10 Tagen. Endet es stattdessen am 31. Juli, verbleibt es grundsätzlich beim vollen gesetzlichen Jahresanspruch von 20 Tagen. Das ist nicht gleichbedeutend mit 20 noch offenen Tagen: Bereits gewährter Urlaub ist abzuziehen.

Für neue Beschäftigte gilt eine andere Vorprüfung. Der volle Anspruch wird erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben. Bei einem Eintritt am 1. Oktober wird die Wartezeit im Eintrittsjahr nicht mehr erfüllt; bei einer Fünf-Tage-Woche entstehen für Oktober bis Dezember drei Zwölftel des gesetzlichen Jahresurlaubs, also 20 ÷ 12 × 3 = 5 Tage. Entscheidend sind volle Monate des Bestehens des Arbeitsverhältnisses, nicht bloß angefangene Kalendermonate.

Die sechsmonatige Wartezeit regelt § 4 BUrlG. Ob ein gesetzlicher Teilurlaubsanspruch entsteht und eine Zwölftelung zulässig ist, richtet sich nach § 5 Bundesurlaubsgesetz zum Teilurlaub. Für die Arbeitgeberentscheidung lautet die Kernfrage nicht „Wie viele Monate sind vergangen?“, sondern zuerst: Ist Zwölftelung zulässig? Danach wird gerechnet. Vertraglich zusätzlicher Urlaub kann anders geregelt sein, sofern die jeweilige Regelung wirksam und hinreichend klar ist.

Wie sind Mehrurlaub und Bruchteile zu behandeln?

Der gesetzliche Mindesturlaub bildet die Untergrenze; vertraglich oder tariflich gewährter Mehrurlaub kann eigenen Regeln folgen. Prüfen Sie deshalb, ob eine Klausel Mindest- und Mehrurlaub klar unterscheidet, bevor Sie einen Gesamtanspruch kürzen. Eine pauschale Zwölftelung darf den gesetzlichen Mindesturlaub nicht entgegen § 5 BUrlG verkürzen.

Beispiel: Bei fünf Arbeitstagen sind 28 Urlaubstage vereinbart. Davon entsprechen 20 dem gesetzlichen Mindesturlaub, acht sind Mehrurlaub. Scheidet eine beschäftigte Person nach erfüllter Wartezeit im Juli aus, dürfen die gesetzlichen 20 Tage nicht allein wegen des Austritts auf sieben Zwölftel sinken. Ob und wie die zusätzlichen acht Tage anteilig berechnet werden, hängt von der konkreten Vertrags- oder Tarifregelung ab. Ohne deren Prüfung ist eine pauschale Antwort nicht belastbar.

Bei Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 BUrlG werden Bruchteile ab einem halben Urlaubstag aufgerundet. Bruchteile darunter entfallen nicht automatisch. Die Rundungsregel aus § 5 Abs. 2 gilt jedoch nicht pauschal für jede Urlaubsberechnung mit Dezimalstellen. Halten Sie die Rechtsgrundlage der Rundung im Urlaubskonto fest, statt sämtliche Ergebnisse standardmäßig auf ganze Tage zu runden.

Rundungsbeispiel: Eine Beschäftigte arbeitet an fünf Tagen pro Woche und beginnt am 1. September. Da sie die sechsmonatige Wartezeit im Eintrittsjahr nicht erfüllt, entstehen für September bis Dezember vier Zwölftel des gesetzlichen Jahresurlaubs: 20 ÷ 12 × 4 = 6⅔ Tage. Dieser Teilurlaubsanspruch wird nach § 5 Abs. 2 BUrlG auf sieben Tage aufgerundet.

Das gilt besonders, wenn zeitabschnittsbezogene Umrechnung und Teilurlaub zusammenkommen. Rechnen Sie nicht vorschnell jede Zwischenzahl einzeln auf oder ab. Ermitteln Sie zunächst anhand der maßgeblichen Anspruchsgrundlagen und Zeiträume den Anspruch und prüfen Sie anschließend, welche Rundungsbestimmung für das jeweilige Ergebnis tatsächlich gilt.

Wie führen Arbeitgeber die Ergebnisse im Urlaubskonto zusammen?

Nach der Berechnung des Anspruchs folgt die Kontoprüfung: Welche Urlaubstage wurden bereits wirksam gewährt, welche sind noch offen und welche Ansprüche stammen möglicherweise aus früheren Jahren? Erst daraus ergibt sich ein belastbarer Restsaldo. Bei Beendigung ist zudem zu prüfen, ob offener Urlaub noch gewährt werden kann oder abzugelten ist.

Führen Sie die Buchungen möglichst getrennt nach Urlaubsjahr und Anspruchsgrundlage. Dokumentieren Sie die für die Rechnung verwendete Bezugswoche, Änderungen der Arbeitstage, den rechtlichen Grund einer eventuellen Zwölftelung und die Behandlung von Bruchteilen. So lässt sich auch später erkennen, ob eine Differenz aus Teilzeitumrechnung, Teilurlaub oder bereits genommenen Tagen stammt.

Hat der Beschäftigte im selben Kalenderjahr schon bei einem früheren Arbeitgeber Urlaub erhalten, ist § 6 BUrlG zum Ausschluss von Doppelansprüchen zu berücksichtigen. Beim Ausscheiden muss der bisherige Arbeitgeber eine Bescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen. Fordern Sie beim Eintritt die vorhandene Urlaubsbescheinigung an, bevor Sie einen möglichen Doppelanspruch bewerten.

Ob ältere Urlaubstage noch bestehen, ist eine gesonderte Frage; sie lässt sich nicht allein mit dem aktuellen Jahresurlaub verrechnen. Der Ratgeber Arbeitsrecht für Arbeitgeber bietet Orientierung zu weiteren arbeitsrechtlichen Themen. Wenn Vertragsklauseln, wechselnde Dienste und Austritt zusammentreffen, kann eine arbeitsrechtliche Beratung für Arbeitgeber den konkreten Rechenweg und seine Voraussetzungen prüfen.