Gesetzliche Urlaubsansprüche deutscher Arbeitnehmer verfallen nach Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG), welches einer Grundsatzentscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 06.11.2018 folgte, dann nicht gemäß § 7 BurlG, wenn der Arbeitgeber im Urlaubsjahr seine Mitwirkungspflicht nicht erfüllt hat.
Bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers – so bislang BAG und EuGH – verfallen gesetzliche Urlaubsansprüche jedenfalls aber nach 15 Monaten. Auch wenn in diesem Zeitraum bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers der Arbeitgeber seiner Mitwirkungspflicht nicht nachkam, entschied der EuGH mit Entscheidungen vom 22.09.2022, Az.: C 120/21; C-518/20; C 727/20, dass der Urlaubsanspruch weder verfallen noch verjähren könne. Die deutschen Regelungen zur Verjährung seien insoweit unionsrechtswidrig. Die ergebe sich daraus, dassder Anspruch auf Erholungsurlaub als „wesentlicher Grundsatz des Sozialrechts der Union zwingenden Charakter“ (EuGH, Urt. v. 06.11.2018, Az. C-684/16) genießt.
Der Arbeitgeber muss dafür sorgen und im Streitfall beweisen, dass seine Arbeitnehmer positive Kenntnis der tatsächlichen Umstände UND über die Rechtslage erhalten. Ansonsten beginnt die Verjährung nicht – und es kann kein Verfall der Urlaubsansprüche eintreten! Es ist also jedem Arbeitgeber dringend zu raten, den jährlichen Hinweis auf den bestehenden Urlaubsanspruch in der Personalakte zu dokumentiere!.
Wie und wann kann der Arbeitgeber seiner Mitwirkungspflicht gegenüber Arbeitnehmern, den Resturlaub zu nehmen, nachkommen?
Das Hinweisschreiben muss konkret auf jeden Arbeitnehmer bezogen werden und transparent sein. Ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem anzuwendenden Tarifvertrag sind ungenügend. Auch ein versteckter Hinweis durch die bloße Angabe einer Zahl in der Verdienstabrechnung über die Urlaubstage aus dem Vorjahr/laufenden Kalenderjahr sin unzureichend. Von einem mündlichen Hinweis der oder des Vorgesetzten, den Urlaubsanspruch bis Jahresende vollständig zu nehmen, sollte schon wegen der fehlenden Beweisbarkeit Abstand genommen werden.
Essentiell für die Erfüllung der Mitwirkungspflicht sind:
1. WIE:
Mitteilung in Textform an die persönliche E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers oder optisch deutlich gestaltete und ausformulierte Mitteilung auf der monatlichen Verdienstabrechnung, adressiert persönlich an den Arbeitnehmer.
2. AN WEN:
Information an ALLE Arbeitnehmer, also nicht nur die aktuell aktiv beschäftigten, sondern auch solche, deren Arbeitsverhältnis ruht, z. B. wegen Elternzeit, Langzeiterkrankung oder befristeter Erwerbsminderungsrente.
3. WANN:
Mitteilung einmal im Jahr, und zwar spätestens zu Beginn des vierten Quartals, sie kann zwar bereits zum Jahresanfang erklärt werden, aber der Charakter einer effektiven Mitwirkung mag verfallen über den Zeitablauf des Jahres und gerade unter Beachtung der Schutzwürdigkeit der Arbeitnehmer sollte die Erklärung dann jedenfalls in der zweiten Jahreshälfte erstmals erklärt bzw. wiederholt werden.
4. AUF WELCHE WEISE?
Information über den konkreten Urlaubsanspruchs in Arbeitstagen, deutliche Aufforderung, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen, damit dieser im laufenden Kalenderjahr auch realisiert werden kann, Aufforderung, den gewährten Urlaub auch jeweils anzutreten und Belehrung über die Rechtsfolgen (Verfall von Urlaubsansprüchen), wenn der Aufforderung nicht nachgekommen wird.
Ein Musterschreiben, das jedoch dringend individuell je nach vertraglicher Vereinbarung, geltendem Tarifvertrag bzw. Betriebsvereinbarungen anzupassen ist (z.B. bei einvernehmlicher Übertragung einer gewissen Anzahl von Urlaubstagen lt. Vertag/ Tarifvertrag), könnte daher wie unten stehend formuliert aussehen.
Sie sind Arbeitgeber und wollen finanzielle Risiken durch das ggf. jahrelange Auflaufen von Urlaub wirksam vermeiden? Dann rufen Sie uns an oder schicken uns eine E-Mail! Wir finden gemeinsam mit Ihnen die für Sie passende Lösung.
