Das neue Nachweisgesetz: Ein kurzer Überblick

1. Was genau ist das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz gibt es bereits seit 1995. Es dient der Schaffung von Transparenz bei der Begründung und Durchführung von Arbeitsverhältnissen.

Dazu begründete das Gesetz für den Arbeitgeber bestimmte Informations- und Dokumentationspflichten. Schon bisher regelte das Nachweisgesetz, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hatte und dem Arbeitnehmer aushändigen musste. Dafür galt bislang eine Frist von einem Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Dies betraf folgende Punkte:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien,
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
• Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung,
• Arbeitsort,
• Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit,
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts,
• Arbeitszeit,
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
• Kündigungsfristen,
• Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Das Gesetz ist also nicht neu! Es ist jedoch aktuell in den Fokus gerückt, weil es eine Vielzahl von Änderungen gab.

 

2. Warum gibt es nun in diesem Jahr Änderungen in diesem Gesetz?

Die Änderungen erfolgen aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2019/1152 – Arbeitsbedingungen-Richtlinie). Diese EU-Richtlinie gilt, anders als eine EU-Verordnung, zum Beispiel die DSGVO, nicht direkt in den Mitgliedsstaaten. Vielmehr bedurfte es einer Umsetzung durch die einzelnen nationalen Gesetzgeber, also den Deutschen Bundestag.

Der Bundestag hat das neue NachweisG am 23.06.2022 beschlossen. Es gilt seit dem 01.08.2022.

Bei Neu-Einstellungen von Mitarbeitern ab dem 01.08.2022 muss der Arbeitgeber danach mehr Informationen geben als bisher notwendig war.

Das Gesetz wirkt sich aber auch auf Bestands-Arbeitnehmer auf. Auch diesen gegenüber bestehen unter bestimmten Voraussetzungen erweiterte Informationspflichten

 

3. Was muss inhaltlich in Arbeitsverträgen neu ergänzt werden?

Wenn man es ganz genau nehmen will, muss „in“ Arbeitsverträgen überhaupt nichts geändert und/oder ergänzt werden. Man kann zwar die Nachweispflichten durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag erfüllen (§ 2 Abs. 5 NachweisG).

Es fragt sich jedoch, ob dies immer zweckmäßig ist.

Nach der Neufassung des Gesetzes ist über einen großen Teil rein beschreibender und gleichsam aufklärender Inhalte zu informieren. Dafür ist ein Arbeitsvertrag ungeeignet. Der Arbeitsvertrag ist darauf gerichtet, durch beiderseitige Willenserklärungen eine einvernehmliche Regelung zu vereinbaren.

Ein Arbeitgeber der, wie das neue Gesetz dies fordert, das Kündigungsverfahren beschreibt, möchte sich im Regelfall jedoch nicht rechtlich an seine rein beschreibenden Aussagen binden lassen.

Zu denken ist hier außerdem an die Festschreibung eines bestimmten Arbeitsortes. Findet sich ein konkreter Arbeitsort im Vertrag, hat das jedenfalls eine Einschränkung des ansonsten recht weitreichenden Direktionsrechts des Arbeitgebers zur Folge.

Um dennoch den Nachweispflichten nachkommen zu können, kann es empfehlenswert sein, zusätzlich zum Arbeitsvertrag ein so genanntes „Nachweisschreiben“ zu erstellen – und sich zur späteren Beweisbarkeit des Nachweises den Erhalt vom Beschäftigten gegenzeichnen zu lassen.

Ein solches Nachweisschreiben bietet den Vorteil, dass es auf eine reine Wissenserklärung des Arbeitgebers reduziert werden kann – und keine rechtsgeschäftliche Bindung des Arbeitgebers an die Aussagen des Nachweises begründet!

Wichtig: der Nachweis muss schriftlich erfolgen, also auf Papier und mit eigenhändiger Unterschrift eines Verantwortlichen (§ 2 Abs. 1 S. 1 NachweisG)! Die elektronische Form ist vom Gesetz ausdrücklich ausgeschlossen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachweisG)!

Um auf die Frage zurückzukommen: Seit 01.08.2022 müssen zusätzlich noch folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:

• Enddatum des Arbeitsverhältnisses,
• ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer (HomeOffice, mobiles Arbeiten);
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit;
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung.
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage

Und damit es auch hinreichend unübersichtlich und kompliziert wird, hat der Gesetzgeber für die Erfüllung der Nachweispflichten auch noch verschiedene Fristen vorgesehen:

• einige Informationen müssen bereits am ersten Arbeitstag mitgeteilt werden (z.B. Name und Anschrift der Vertragsparteien oder Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts),
• weitere Informationen müssen am 7. Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses mitgeteilt werden (z.B. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort oder Tätigkeitsbeschreibung),
• und noch andere Informationen müssen erst spätestens 1 Monat nach Beginn mitgeteilt werden (z.B. Urlaubsdauer oder Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung).

Ist das praxistauglich? Nein!

Wir empfehlen, bereits bei Vertragsbeginn alle notwendigen Informationen abzubilden und Arbeitnehmern vor Vertragsbeginn einen unterzeichneten Original-Nachweis auszuhändigen.

 

4. Was ist mit Verträgen, die es schon gibt? Müssen diese ebenfalls angepasst werden?

Bestehende Verträge können unangetastet bleiben.

Beschäftigte, die vor dem 01.08.2022 eingestellt wurden, müssen zwar auch schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden. Dies gilt allerdings nur, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern (§ 5 S. 1 1. Hs. NachweisG).

Auch hier unterscheidet der Gesetzgeber wieder hinsichtlich der Frist zu Mitteilung: manches ist binnen 1 Woche ab Zugang der Aufforderung mitzuteilen, manches binnen eines Monats.

Wenn Rechtsklarheit im Unternehmen gewünscht ist und man auf „Nummer sicher“ gehen will, kann es für Arbeitgeber empfehlenswert sein, die „Altmitarbeiter“ mit einem Hinweisblatt auf dieses Recht hinzuweisen oder gar die Informationen mitzuteilen. Es besteht aber keine gesetzliche Verpflichtung für eine unaufgeforderte Auskunft.

 

5. Für die Nachweise existieren Fristen: welche Konsequenzen hat eine nicht fristgerechte Anpassung des Arbeitsvertrages?

Gemäß § 4 NachweisG drohen Bußgelder bis zu 2.000,00 € – und zwar je Verstoß. Das kann also schnell teuer werden.

Die Wirksamkeit der Arbeitsverhältnisse bleibt unberührt. Diese sind auch bei Verstößen gegen die Nachweispflichten voll wirksam.

Dies gilt insbesondere im Hinblick auf den Hinweis auf die 3-Wochen-Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage: Die Frist gilt auch bei einem fehlerhaften oder unterlassenen Hinweis. Das ist sogar ausdrücklich gesetzlich geregelt (§ 2 Abs. 1 Nr. 14 2. Hs. NachweisG).

 

6. Die Bundesregierung hat geäußert, dass die Änderungen der Nachweise in nur drei Minuten zu schaffen sind. Wie realistisch ist das?

Das ist völliger Quatsch.

Die Regelungen sind sowohl hinsichtlich der zu erteilenden Informationen als auch der einzuhaltenden Fristen gestuft. Zur gesetzeskonformen Umsetzung benötigt man also letztlich eine Matrix, die sämtliche gesetzlichen Parameter enthält.

Schon allein die Abwägung, ob man die Nachweispflichten durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag erfüllen möchte oder lieber mit einem separaten Nachweisschreiben arbeitet, wird erhebliche Zeit beanspruchen. Weit mehr als 3 Minuten.