Leitfaden für ein Team-Meeting

Welche Voraussetzungen muss ein Teammeeting haben und wie sollte es gestaltet sein, damit es erfolgreich die Unternehmenskultur gestalten und positiv prägen kann?

In Zeiten des Abstands, Home-Office und mobilem Arbeiten ist es umso wichtiger, dass die Mitarbeiter im Team und in den Unternehmen miteinander verbunden sind. Dies gelingt zurzeit am einfachsten mit virtuellen Teammeetings. Am besten werden diese regelmäßig abgehalten und es werden feste Regeln vereinbart.

Zu den festen Regeln sollte gehören:

• Jeder Teilnehmer ist rechtzeitig im virtuellen Meetingraum, wie dies auch bei einem Präsent-Meeting wäre. Verspätung darf nur die Ausnahme sein und muss dann auch entschuldigt werden.
• Jeder schaltet seine Kamera ein und widmet seine Aufmerksamkeit dem Gespräch. Auch hier muss beachtet werden, dass wie bei einem normalen Gespräch präsent in einem Raum, nur dann teilgenommen werden kann, wenn man auch visuell anwesend ist. Anwesend ist man nur, wenn man auch gesehen wird und damit auch die wechselseitige Wahrnehmung gegeben ist. Dies ist von gesteigertem Interesse, da es auch ein Zeichen von Respekt für- und miteinander ist.

• Während des Meetings darf nicht anderweitig gearbeitet werden oder man sich anderweitig ablenken lassen. Die Aufmerksamkeit ist allein auf das Gespräch gerichtet. Auch dies hat etwas mit Effizienz, mit Wahrnehmung und mit wechselseitigem Respekt zu tun. Sofern die anderen Teilnehmer ihre Zeit und ihre Aufmerksamkeit einbringen, darf das von jedem einzelnen Teilnehmer erwartet werden.

• Jeder sollte sich in das Teammeeting einbringen können und auch tatsächlich einbringen. Dazu muss zwischen den Teilnehmern geklärt sein, wie Beiträge eingebracht werden können, z.B. Handzeichen bzw. virtuelles Handzeichen und ein festgelegter Moderator, der festlegt, wer wann seinen Beitrag leisten darf. Ferner muss jede Meinung gleich zählen und darf nicht „weggewischt“ werden. Hier geht es nicht zu bewerten oder zu verurteilen, sondern einfach bis zum Schluss zuzuhören und dann eine offene Diskussion zu führen ohne schlecht oder gut.

• Ein Teammeeting dient nicht ausschließlich dafür, negative Dinge zu erörtern, sondern ist ein Zusammenkommen, in dem insbesondere auch positive Dinge betont werden sollen und das Lachen miteinander verbinden sollte.

• Das Teammeeting sollte allen Teilnehmern eine zeitliche Sicherheit geben, dass diese ihren Tag weiter planen können. Deshalb hat das Meeting nicht nur einen festen Beginn, sondern auch das Ende des Meetings sollte zeitlich bestimmt sein.

• Sollte es einzelne Punkte geben, die ähnlich einer Tagesordnung vorher abgestimmt wurden, sollte ihnen ein Zeitkorridor zugeordnet werden. Nach Abschluss der Erörterung sollte, wenn möglich, eine kurze Zusammenfassung oder ein Resümee gezogen werden. Hier liegt die Betonung auf kurze Zusammenfassung innerhalb von 1-2 Sätzen und nicht Wiederholung des ganzen Diskutierten.

• Es ist wichtig, dass sich alle Teilnehmer vorab auf die gemeinsamen Regeln festschreiben und auch wechselseitig darauf hinweisen können, wenn einer von diesen Regeln abweicht.

Sollte dies mehrfach passieren und es trotz einer Eingewöhnungsphase immer wieder zu Verstößen kommen, so können die Teilnehmer auch im Vorfeld dieser Regel eine Sanktion zufügen, wonach derjenige welche, der sich nicht an die Regeln hält im Zweifel z.B. 1 € oder 5 € in eine Gemeinschaftskasse zahlen muss. Dies sollte jedoch nur eine der letzten Maßnahmen sein, da anderweitig das Verbinden einer Sanktion mit einem solchen Meeting den Charakter, den dieses Zusammenkommen haben soll, konterkariert.

Entscheidend ist, dass das Team gemeinsame Werte und Ziele und damit eine gemeinsam getragene Unternehmenskultur herausbilden kann. Das gelingt nur, wenn auch alle sich dem gemeinsamen Weg verschreiben. Es gibt immer Lebensphasen, wo jeder einzelne Mensch auch Verständnis braucht, dass er vielleicht nicht mit vollem Interesse dabei ist. Das kann jedoch nur die Ausnahme sein und unter besonderen Umständen wird unter ganz normalen menschlichen Gesichtspunkten berücksichtigt werden können. Jedoch ist dies nicht eine dauerhafte Erklärung, wieso die zwischen den Parteien ausgearbeiteten Regeln nicht eingehalten werden.

Wer gemeinsam in eine gleiche Richtung gehen möchte, muss sich auch darauf verständigen, wie gemeinsam das Ziel erreicht wird. Wer dauerhaft nicht in die gleiche Richtung läuft, stört damit die anderen Mitglieder des Teams, indem er entweder im Bildnis eines gezogenen Wagens den Wagen aus der Spur bringt oder aber wenn er völlig in die andere Richtung läuft, die Geschwindigkeit ausgebremst und dieser schlechtesten falls zum Stillstand kommt. Deshalb ist an diesem Bildnis wichtig zu erkennen, dass alle sich darauf verständigen müssen, wie sie den Wagen, der das Unternehmen trägt, erfolgreich in die gleiche Richtung ziehen können. Wenn das gelingt mit den richtigen Instrumenten, kann auch abgestimmt werden, wer wann zu welchem Zeitpunkt am Erfolg des Unternehmens teilhaben kann.