„Arbeitsvertrag endlich per E-Mail!“ so die Bundesrechtsanwaltskammer oder
„Der digitale Arbeitsvertrag ist möglich!“ so der Bunddesjustizminister Herr Dr. Marco Buschmann.
Schlagzeilen, die du so in den Medien lesen oder hören konntest. Was ist da eigentlich dran?
Soviel schon mal vorweg: Das was die Schlagzeilen als Durchbruch verkünden, ist streng genommen schon seit Jahren möglich. Es war halt nur umständlicher und mit unnötigen Arbeitsschritten verbunden. In dem Bestreben des Bürokratieabbaus wurde die Regelung nun endlich angepasst.
Alle die, die mit Arbeitsverhältnissen und dem Einstellen und Beschäftigen von Mitarbeitern zu tun haben, sollten diese Änderung kennen.
Am 21. März 2024 hat sich die Bundesregierung auf die Änderung des Nachweisgesetzes verständigt. Eine kleine Änderung, die sich insbesondere im § 2 des NachwG bemerkbar macht.
Im §2 Absatz 5 war bisher geregelt:
„(5) Wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt worden ist, entfällt die Verpflichtung nach den Absätzen 1, 2 und 3, soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält.“
Was stand in den Absätzen 1-4 der zentralen Regelung des §2?
Mit diesen wurde der Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeits- oder Praktikumsverhältnisses schriftlich festzuhalten, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer bzw. Praktikanten auszuhändigen.
Für reguläre Arbeitsverhältnisse müssen mindestens folgende Informationen inkludiert sein:
- die Namen und Adressen der Vertragsparteien,
- Beginn (und bei Befristung Ende) des Arbeitsverhältnisses,
- Arbeitsort,
- Tätigkeitsbeschreibung,
- Probezeit,
- Entgelt,
- Arbeitszeit,
- Überstundenregelung,
- Urlaubsanspruch,
- Fortbildungsanspruch,
- betriebliche Altersvorsorge,
- Kündigungsmodalitäten und
- Hinweise auf anwendbare Tarifverträge oder Vereinbarungen
Die Aushändigungsfristen unterscheiden sich je nach Art der Information: Einige Details müssen am ersten Arbeitstag, andere innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsbeginn und wieder andere innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn übergeben werden.
Die Übermittlung der Vertragsbedingungen in elektronischer Form war nach den bisherigen Regelungen nicht zulässig. Es war die Schriftform im Gesetz seit 2022 gesondert festgeschrieben, obwohl die europäischen Richtlinien die Textform haben ausreichen lassen. Der deutsche Gesetzgeber war hier mal wieder über das Ziel hinausgeschossen.
Wer dazu mehr hören möchte, kann in der Podcastmediathek unter dem 01.08.2022 und der Podcastfolge zu den Änderungen des Nachweisgesetzes unter der Überschrift „Arbeitgeber müssen jetzt handeln!“ reinhören.
Mit der aktuellen Entscheidung der Bundesregierung soll die Textform ausreichend sein. Die strengen Vorgaben des § 126 BGB sollen somit nicht mehr bei der Dokumentation der wesentlichen arbeitsvertraglichen Bedingungen gelten.
Was ist der Unterschied zwischen Schriftform und Textform?
Der Unterschied zwischen Schriftform und Textform bezieht sich auf die Anforderungen an die Form bestimmter rechtlicher Dokumente oder Erklärungen:
Die Schriftform erfordert eine eigenhändige Unterschrift des Ausstellers oder eine notariell beglaubigte Unterschrift. Dies bedeutet, dass das Dokument oder die Erklärung physisch vorliegen muss, auf Papier oder einem anderen dauerhaften Medium, und von der Person, die es ausstellt, eigenhändig unterschrieben werden muss.
Sie dient der Sicherheit des Rechtsverkehrs, indem sie die Authentizität und Identität des Unterzeichnenden bestätigt und somit die Ernsthaftigkeit und Überlegtheit der Erklärung unterstreicht.
Die Textform verlangt hingegen keine eigenhändige Unterschrift.
Stattdessen muss die Erklärung in einer Weise abgefasst sein, die eine dauerhafte Wiedergabe in Schriftzeichen ermöglicht. Das bedeutet, dass die Erklärung in einer Form vorliegen muss, die es erlaubt, den Text visuell wahrzunehmen und ihn über einen längeren Zeitraum hinweg aufzubewahren.
Typische Beispiele sind elektronische Dokumente, E-Mails oder Faxe.
Die Textform ist eine weniger strenge Anforderung als die Schriftform und wird oft in rechtlichen Kontexten verwendet, in denen eine gewisse Formalität erforderlich ist, aber die Hürde der eigenhändigen Unterschrift als unnötig oder unpraktisch angesehen wird. Der Hauptunterschied liegt also in der Notwendigkeit einer eigenhändigen Unterschrift bei der Schriftform, welche bei der Textform nicht erforderlich ist.
Kommen wir zurück zu der Schlagzeile des deutschen Bundesjustizministers, wie dieser teilte:
„Umso mehr freut es mich, Ihnen heute mitteilen zu können, dass wir bei einem ganz zentralen Thema einen Durchbruch erzielt haben: Der Ersatz der Schriftform durch die Textform im Nachweisgesetz. (…) Konkret soll im Nachweisgesetz künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden, sofern das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Dadurch wird klargestellt, dass durch die Übermittlung des Nachweises in Textform den Anforderungen des Nachweisgesetzes vollumfänglich Genüge getan wird. Nur wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dies verlangen, muss der Arbeitgeber ihnen einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Lediglich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind, soll die Schriftform bei der Nachweiserteilung erhalten bleiben.
Darüber hinaus soll auch das Schriftformerfordernis für den Überlassungsvertrag zwischen Ver- und Entleiher nach § 12 Absatz 1 Satz 1 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) durch die Textform abgelöst werden. Wir wollen den Vertragsschluss damit noch weiter erleichtern und sowohl für Ver- als auch Entleiher Aufwand und Kosten reduzieren. Mit der Änderung können Überlassungsverträge künftig per E-Mail abgeschlossen werden. Das ist insbesondere für KMUs eine große Entlastung.“
Anmerkung: Die konkreten Formulierungen sind abzuwarten.
Der Irrtum, der durch solche Schlagzeilen verstärkt wird, ist der, dass es eine gesetzliche Regelung gibt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu machen bzw. wenn die gewollten Veränderungen umgesetzt werden, einen Arbeitsvertrag in Textform.
War er nicht und wird er auch nach der Änderung nicht sein. Der Mitarbeiter hat keinen Anspruch auf einen Arbeitsvertrag in Schrift- oder Textform! Er hat lediglich einen Anspruch auf die einseitige Dokumentation durch den Arbeitgeber auf welche wesentlichen Grundlagen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer verständigt haben. Das ist etwas völlig anderes als ein von beiden Seiten unterzeichneter bzw. in Textform bestätigter Arbeitsvertrag.
In der Praxis hat der Arbeitgeber ein eigenes gesteigertes Interesse, dass die vertraglichen Grundlagen rechtssicher dokumentiert sind. Er wird bei fachkundiger Beratung jedoch sehr wohl überlegen, was er in den Arbeitsvertrag aufnimmt und was er lediglich einseitig dokumentiert. Der Unterschied ist gravierend. Richtig gestaltet, gibt er dem Arbeitgeber einen Handlungsspielraum, den er nicht hat, wenn er alles in dem Arbeitsvertrag festschreibt.
Dazu beraten wir mit dem Team Arbeitsrecht der Kanzlei Wulf & Collegen sehr gern individuell.
Wichtig ist für die Zukunft, den Unterschied zu kennen und die erwarteten Änderungen im Ablauf zu berücksichtigen. Daraus können sich Vereinfachungen ergeben, Arbeitsabläufe schlanker gestalten und Mitarbeiter entlastet werden.
Wie das geht, dabei beraten wir gern. Gern kannst du Kontakt mit uns aufnehmen.
Du erreichst uns unter info@kanzlei-wulf.de oder über Social Media – Instagram oder Facebook.
